10 étapes pour organiser un concert réussi

Ecouter votre groupe ou artiste préféré en CD est bien différent de les écouter en direct lors d’un concert . C’est une expérience exaltante qui crée des moments que personne ne voudrait manquer. La musique live permet de connecter les gens de différentes communautés et de différents groupes d’âge. Si vous avez un événement à organiser, ajouter un concert au programme est certainement une bonne idée, voici dix étapes qui vous guideront pour proposer un concert réussi.

Planifier et budgétiser

Tout commence par le budget et pour cela il vous faut définir l’échelle à laquelle vous souhaitez organiser le concert. Établissez un budget réaliste pour couvrir toutes les dépenses liées à l’infrastructure, la réservation du lieu, le cachet des artistes et la logistique, y compris les imprévus. À ce stade, déterminez si vous avez besoin de sponsors pour votre événement, en particulier s’il s’agit pour vous d’une activité de récolte de fonds. Respectez votre budget au maximum pour contrôler les dépenses.

Booker des musiciens, chanteurs, groupes…

En fonction du type de concert que vous organisez et de votre budget, choisissez des artistes qui plairont à vos invités. Faites une analyse de ce qui fonctionne le mieux pour votre public. Par exemple, si vous souhaitez organiser un concert pour des personnes âgées, il vous faudra surement éviter la dance-music ou le rap. Choisir d’organiser un concert hommage, de reprises des tubes d’une vedette populaire est souvent un bon choix pour votre événement. De plus, si vous organisez une scène avec plusieurs artistes, assurez-vous que chacun soit à l’aise pour jouer avec les autres groupes. En gros, donnez à votre public ce qu’il aime.

Choix du lieu

Une fois que vos artistes sont choisis, finalisez le choix du lieu. Est-ce un concert en salle ou en plein air? Si vous avez déjà un local ou un bar, la salle ne sera pas un gros problème. Mais si vous organisez le concert ailleurs que chez vous, vous devez trouver un lieu pour votre concert. En fonction de votre budget et du nombre de participants attendu. Tenez compte des problèmes de parking et d’accès lors de la réservation du site. Géolocalisez l’emplacement de votre événement sur les réseaux sociaux afin que vos participants mais aussi vos fournisseurs puissent trouver facilement l’endroit.

Fixer la date

A présent, vous savez déjà qui se produit et où ils se produiront. En fonction de la disponibilité de vos artistes, définissez la date de votre concert. Créez le buzz autour de la communication de l’événement. Envoyez des courriers électroniques et des rappels à un maximum de monde Avec la belle saison, il y a toujours plusieurs événements en concurrence avec le vôtre. Assurez-vous, quand même que votre date ne soit pas en conflit avec un autre événement trop important et populaire. Une fois que votre date de concert est fixée, planifiez vos stratégies de promotion et de marketing pour votre public cible.

Logistique

Que ce soit un petit concert ou un grand concert, il vous faudra vous procurer un système de sonorisation, amplification et enceintes nécessaires au concert, si le lieu n’en est pas équipé. S’il s’agit d’un concert en plein air dans un espace ouvert, montez une scène pour vos artistes, louez aussi le matériel de scène, comme la lumière et le son. Il est aussi important de mettre en place un backstage, une loge et prendre soin de la nourriture pour vos équipes lors du concert. Pendant que vous vous occupez de la logistique, ne manquez pas de vous procurer les autorisations nécessaires pour la vente de boissons mais aussi pour la diffusion de son amplifié. Le recrutement de personnel est un autre facteur important dans la logistique. Si vous prévoyez d’organiser un grand concert , commencez votre processus de recrutement bien à l’avance. Vous aurez besoin de volontaires pour accueillir, répondre aux questions et assister à tout problème auquel les artistes ou le public pourraient être confrontés pendant le concert. Si vous vendez des boissons alcoolisées au concert, assurez-vous de disposer d’un service de sécurité, voire même de vidéosurveillance et de drones pour prendre en charge toute situation.

Vente des billets

Le prix des billets est l’un des facteurs importants sur lesquels il faut se concentrer. Une fois que vous connaissez vos dépenses et le nombre de participants attendus au concert , ajoutez une marge supplémentaire pour couvrir les frais imprévisibles et définir ainsi le prix de votre billet. Créez plusieurs types de billets pour donner à vos participants un choix. Déployez des offres intéressantes comme des réductions pour les réservations anticipées ou des prix de groupes pour vendre davantage de billets en avance.

Billetterie

Le choix de la billetterie peut sembler un souci mineur dans l’organisation de l’événement, mais c’est à partir de là que vous allez recevoir vos paiements. Économisez votre temps et votre argent avec des systèmes de billetteries en ligne ou virtuelle en passant par les applications mobiles. Vous pouvez également personnaliser vos billets avec l’image de votre artiste sur le billet.

Promouvez votre concert

Internet a rendu la promotion d’un événement assez simple et facile. Aujourd’hui, vous pouvez publier vos événements sur les médias sociaux, créer votre événement sur Facebook et sachez combien de personnes se présenteront à votre concert . Vous pouvez également déployer des concours, donner des cadeaux et offrir des rabais de groupe . Outre les campagnes sur les réseaux sociaux, utilisez le marketing par courriel pour informer vos participants de votre prochain concert. Alternativement, vous pouvez également lister gratuitement vos événements dans les agendas culturels locaux.

Après le concert

Que ce soit votre premier événement ou que vous soyez un expert dans l’organisation d’un concert , enregistrez toujours des souvenirs de votre événement, des photos mais aussi des vidéos. Cela vous aidera de deux manières: vous pouvez analyser et vous remémorer les résultats de votre travail et deuxièmement, vous pouvez le partager sur les réseaux sociaux pour informer les gens du succès du concert. Donc, si quelqu’un manque votre concert, il se fera un devoir d’assister à votre prochain concert à coup sûr.

Remerciez vos participants

Construisez et maintenez votre relation avec le public et vos invités même après le concert . Vous pouvez envoyer des e-mails de remerciement personnalisés à vos participants pour avoir pris le temps de venir à votre événement. De cette façon, vos participants se sentiront valorisés et appréciés. Une fois qu’ils sont fidélisés, le bouche à oreille fonctionnera et vous apportera toujours plus de succès que n’importe qu’elle autre promotion.